Por que terceirizar?

Como atuamos no segmento, mais especificamente na terceirização de rotinas contábeis, fiscais e financeiras, temos nossas ideias e convicções que, naturalmente, são resultantes de nossa experiência ao longo destes 5 anos de Albieri e Associados.

Tivemos a oportunidade de conviver com centenas de profissionais dos mais variados níveis, especialidades e segmentos da economia e este grande material humano e técnico nos motivou a colocar no papel alguns dos principais pontos que, em nossa visão, orbitam o tema da terceirização.

Espero que todos possam tirar proveito de nossos pensamentos e relatos.

Acreditamos que a maior incerteza que os gestores enfrentam com relação ao tema terceirização é responder às seguintes perguntas da liderança da empresa: “Realmente temos que gastar dinheiro com isso? Não conseguimos resolver o problema internamente? Qual o risco trabalhista?”

Bem, é claro que o melhor cenário existente é conseguirmos resolver tudo com os recursos que temos em nossa empresa, sem precisar lançar mão de prestadores de serviço e sem ter que comprometer o orçamento do departamento.

Não obstante, ao longo destes anos, notamos que a maioria dos departamentos fiscais, contábeis e financeiros bem-sucedidos têm a cultura de utilizar terceiros perenemente. Ou seja, a empresa e seus profissionais encaram com naturalidade a questão de dividir atividades e responsabilidades com prestadores de serviço.

Quando digo bem-sucedidos, me refiro a pontos como:

• Realização de fechamentos dentro de prazos agressivos;
• Entrega de obrigações acessórias coerentes e revisadas dentro dos prazos legais;
• Constantes iniciativas que geram resultado para a empresa, quer seja em economia de tempo e dinheiro ou em engajamento da equipe interna;
• Alta qualidade das informações produzidas no departamento.

Sendo assim, qual é a equação que estas empresas enxergam na terceirização de atividades contábeis, fiscais e financeiras e na adoção desta prática de forma consistente? A resposta me parece simples, mas claramente não depende de um único fator:

Fator 1 – Flexibilidade operacional

Os departamentos que classifiquei como bem-sucedidos adotam a estratégia de ter de 15 a 30% de sua equipe terceirizada. Esta prática deixa os gestores com uma enorme flexibilidade operacional, pois é muito mais fácil realizar uma ligação telefônica para o prestador de serviços e solicitar a troca de um recurso de tributos diretos para um de indiretos ou para um profissional contábil, do que ter que envolver seu RH interno, abrir um processo seletivo, desligar um funcionário etc. Além desta vantagem, há ainda a opção de diminuir ou aumentar a equipe sempre que necessário, pois faz parte da rotina do prestador de serviços esta dinâmica.

Fator 2 – Flexibilidade orçamentária

A flexibilidade orçamentária é nítida. Em uma necessidade, a quebra de um contrato de terceirização é praticamente imediata e dificilmente envolve multas. A construção de um bom contrato que proteja a empresa para estas situações é uma ótima dica para quem trabalha com terceiros. Ressalto os seguintes pontos que dão maior agilidade ao processo:

•  Ausência de multas;
• Ausência de prazos mínimos ou avisos prévios;
• Possibilidade de aumento ou redução da equipe de terceiros a qualquer momento. Esta dinâmica, ainda, ajuda a proteger os funcionários internos, pois em um ambiente de crise ou necessidade de economias mexe-se primeiro nos terceiros e só depois nos funcionários.

Períodos de férias e recessos

Um bom contrato de terceirização de rotinas dentro da área contábil, fiscal e financeira prevê um staff perene, ou seja, caso algum terceiro tenha que sair de férias, sofra algum problema de saúde e precise se ausentar ou ainda tenha que sair de licença maternidade, faz parte do SLA repor prontamente o profissional que irá desfalcar a equipe.

Outro ponto comumente observado, principalmente para contratos que envolvem um número superior a 6 pessoas em um mesmo departamento, é a alocação do que chamamos de recurso “back-up”. Trata-se da alocação de um profissional a mais na equipe. Sua função é adquirir a experiência das rotinas e procedimentos internos com vistas a cobrir férias, ausências e demais acontecimentos do dia-a-dia.

Engajamento da equipe interna (serviços transacionais)

Outro ponto muito positivo na terceirização é focar sua utilização para atividades chamadas transacionais, ou seja, aquelas atividades que não envolvem conhecimentos estratégicos no negócio ou tomadas de decisão. Alguns exemplos destas rotinas são:

• Input de notas fiscais nos sistemas da empresa;Rotinas de conciliação contábil no que tange a realização dos primeiros cruzamentos e verificações, ficando a parte de análise e decisão da realização de ajustes por parte da empresa;
• Rotinas de faturamento,
• Geração de obrigações acessórias tributárias;
• Atividades paralegais entre outras.

Com este enfoque, a equipe interna da empresa pode se dedicar às análises mais técnicas e tomadas de decisão mais estratégicas, gerando uma maior motivação e engajamento por parte dos colaboradores que, neste cenário, não estarão mais “afogados” em rotinas operacionais.

Oxigenação: benchmarking e práticas de mercado

A circulação de terceiros na empresa gera, fatalmente, a comparabilidade com situações semelhantes já vividas por estes profissionais em outros clientes e ambientes. Esta comparação caminha para um questionamento positivo do status quo de algumas rotinas que, muitas das vezes, trará novas ideias e a consequente melhoria de atividades desempenhadas internamente.

Na próximo artigo você pode conferir alguns pontos relacionados à questão trabalhista, e tentaremos responder à pergunta: o que terceirizar?