Ciertamente, una de las grandes incomodidades de los dirigentes y de los liderazgos de las empresas es el riesgo existente en el aspecto laboral de la subcontratación. Por ejemplo:
Aquí, en Albieri y Asociados, contratamos a una empresa de limpieza y, consecuentemente, subcontratamos esta actividad. Esta empresa, por motivos de dificultades financieras, no abonó el salario y algunos beneficios de su empleado que, al ser despedido, accionó a la justicia laboral.
Para no extenderme en los pormenores, fuimos condenados por el Juez a pagarle, además de los salarios atrasados, algunos beneficios al profesional. Es lamentable e indignante, para quien pasa por este tipo de situación, que la lógica de la justicia sea penalizar a quien estaba subcontratando el servicio y, dígase de paso, pagando todas las cuentas al día.
Este escenario que, sorprendentemente, es común, le agrega un ingrediente adicional a los procesos de contrataciones de servicios subcontratados, cuya reglamentación debe mejorar mucho con la reforma laboral.
En resumen, el Proyecto de Ley establece algunos puntos interesantes, que enumeramos a continuación:
Deja expresada, en su Artículo 9º, la inexistencia de vínculo laboral entre la empresa contratante y los empleados subcontratados, siempre que sean respetados los plazos de 180 días, prorrogables por otros 90 días. Después de estos, el mismo tercero puede retornar a la contratante, siempre que hayan transcurrido 90 días.
Las actividades objetivo de cualesquiera empresas podrán ser subcontratadas, sin penalidades para la contratante.
Las empresas de subcontratación deberán tener capital social integrado y comprobado, de acuerdo con el número de empleados que posean. Este punto, particularmente, les trae más seguridad a los empleados y fundamenta a las empresas de subcontratación, pues hay innumerables players en el mercado que no presentan condiciones y salud financiera para cumplir sus compromisos.
Estipula términos generales para la celebración de contrato de prestación de servicios, como plazo y disposiciones de seguridad del trabajador.
Para finalizar estos breves comentarios relativos a los aspectos laborales, comentamos 3 puntos que consideramos importantes para que los contratantes de servicios subcontratados puedan tener más tranquilidad y seguridad en el proceso:
Contrato de prestación de servicios: siempre inicie un trabajo subcontratado después de la firma del contrato que soportará la prestación. Sabemos que muchas veces la necesidad es urgente y no hay tiempo hábil para que todas las formalidades sean cumplidas, pero el contrato puede evitar futuros dolores de cabeza. El consejo es tener un contrato modelo de forma que su empresa pueda usar las contrataciones de terceros sin la burocracia de la firma de un nuevo contrato.
Supervisión de los trabajos: aunque técnicamente los trabajos sean conducidos por el equipo interno de la contratante, exija que un supervisor, encargado o responsable de la empresa de subcontratación supervise (aunque sea administrativamente) al equipo que está asignado en su empresa. Esta acción podrá ayudar a mitigar eventuales cuestionamientos laborales como la equiparación salarial con el equipo interno, vínculo laboral y algunas otras responsabilidades solidarias.
Comprobaciones documentales: exija de los empleados tercerizados que están en su empresa los comprobantes de pago de los tributos retenidos en origen (INSS e IRRF), pues por haber sido descontados del empleado representan un riesgo adicional para su empresa en el caso que haya alguna acción laboral futura.
Pues bien.
Superados estos breves comentarios acerca de los temas laborales nos gustaría enumerar algunos puntos relativos a las más modernas tendencias que hemos visto en grandes empresas en el aspecto subcontratación de actividades, para responder a nuestra pregunta inicial: ¿qué subcontratar?
Actividades transaccionales
Conocidas como aquellas actividades que tienen la relación entre el número de horas gastadas para su realización muy superior al resultado tangible que generan, estas rutinas son excelentes puntos de partida para que las empresas puedan ahorrar tiempo de gestión (que son horas caras) con actividades que son poco estratégicas para el negocio.
En este punto vale comentar que no existe la menor relación entre la importancia de la actividad para el proceso de negocio y su clasificación como transaccional. Solemos dar el ejemplo del servicio de limpieza de un bufete de abogados. La actividad no le agrega valor al negocio en si, pero quedarse sin la misma puede representar un enorme problema.
Dicho esto, algunas actividades clásicas dentro del área fiscal, contable y financiera como (i) registro de facturas fiscales (recibimiento fiscal, comercial y físico), (ii) conciliación contable en su rutina de cruce de informaciones, anteriormente a los análisis, ajustes e identificación de la causa raíz de las diferencias, (iii) informe de obligaciones accesorias fiscales (etapa antes de los análisis y revisiones), (iv) consolidación de informes (no sus análisis y tomas de decisión), (v) inventarios de existencias e innumerables otras incidencias, pueden fácilmente representar un ahorro de tiempo y dinero cuando son debidamente subcontratadas.
Actividades estacionales y/o puntuales
En regla, el dimensionamiento de los departamentos de back-office es hecho para soportar las demandas normales de cada sector, pero que son perjudicadas por las incidencias puntuales. ¿Usted ya intentó llamar a alguien en fin de año? Si la respuesta es positiva, usted sintió la dificultad de hablar con alguien por el celular a la media noche del día 31 de diciembre. Esto ocurre porque las redes son dimensionadas para una demanda diaria clasificada como normal y las excepciones resultan perjudicadas.
De esta forma, tener en el presupuesto del departamento recursos para esos momentos es realmente importante: no perjudica la calidad de vida del equipo con horas extras interminables, agiliza el tiempo de respuesta a situaciones de emergencia y deja al sector con alternativas rápidas para la solución de problemas.
Tener prestadores de servicio preseleccionados, contratos modelo ya firmados y profesionales previamente conocedores de la empresa y de las actividades a ser desempeñadas son excelentes consejos para esos momentos de imprevistos y de emergencia.
Proyectos especiales
Diversos proyectos especiales y estratégicos para la empresa son realizados a lo largo de cada ejercicio y, muchas veces, están ocurriendo por primera vez en años. Algunos ejemplos como la implantación y modernización de ERP’s, inauguración de nuevas fábricas, inicio de nuevos negocios para la empresa, entre otros, son casos típicos. En este sentido, poder contar con terceros que ya pasaron por estas experiencias en otras empresas, sectores y escenarios puede representar una gran diferencia para el proyecto.
De forma resumida, nuestra recomendación con base en las tendencias actuales es simple: subcontrate lo que es transaccional, tenga en sus planes a empresas que puedan socorrerlo en momentos difíciles, cuente con la experiencia de quien ya pasó por situaciones semejantes y mantenga el conocimiento estratégico dentro de su equipo.