Como actuamos en el segmento, más específicamente en la subcontratación de rutinas contables, fiscales y financieras, tenemos nuestras ideas y convicciones que, naturalmente, son resultantes de nuestra experiencia a lo largo de estos 5 años de Albieri y Asociados.
Hemos tenido la oportunidad de convivir con centenas de profesionales de los más variados niveles, especialidades y segmentos de la economía y este gran material humano y técnico nos ha motivado a poner por escrito algunos de los principales puntos que, en nuestra visión, orbitan el tema de la subcontratación.
Espero que todos puedan sacar provecho de nuestros pensamientos y relatos.
Creemos que la mayor incertidumbre que los gestores enfrentan con relación al tema subcontratación es responder a las siguientes preguntas del liderazgo de la empresa: “¿Realmente tenemos que gastar dinero con esto? ¿No podemos resolver el problema internamente? ¿Cuál es el riesgo laboral?”
Bien, claro que el mejor escenario existente es poder resolver todo con los recursos que tenemos en nuestra empresa, sin tener que utilizar prestadores de servicio y sin tener que comprometer el presupuesto del departamento.
No obstante, a lo largo de estos años, notamos que la mayoría de los departamentos fiscales, contables y financieros exitosos tienen la cultura de utilizar a terceros perennemente. O sea, la empresa y sus profesionales encaran con naturalidad la cuestión de dividir actividades y responsabilidades con prestadores de servicio.
Cuando digo exitosos, me refiero a puntos como:
Realización de cierres dentro de plazos agresivos;
Entrega de obligaciones accesorias coherentes y revisadas dentro de los plazos legales;
Constantes iniciativas que generan resultado para la empresa, ya sea en ahorro de tiempo y dinero o en el comprometimiento del equipo interno;
Alta calidad de las informaciones producidas en el departamento.
Siendo así, ¿cuál es la ecuación que estas empresas ven en la subcontratación de actividades contables, fiscales y financieras y en la adopción de esta práctica de forma consistente? La respuesta me parece simple, pero claramente no depende de un único factor:
Factor 1 – Flexibilidad operativa
Los departamentos que clasifiqué como exitosos adoptan la estrategia de tener del 15 al 30 % de su equipo subcontratado. Esta práctica deja a los gestores con una enorme flexibilidad operativa, pues es mucho más fácil realizar una llamada telefónica para el prestador de servicios y solicitar el cambio de un recurso de tributos directos para uno de indirectos o para un profesional contable, que tener que involucrar a su RH interno, abrir un proceso selectivo, despedir a un empleado, etc. Además de esta ventaja, existe también la opción de disminuir o aumentar el equipo siempre que sea necesario, pues esta dinámica forma parte de la rutina del prestador de servicios.
Factor 2 – Flexibilidad presupuestaria
La flexibilidad presupuestaria es nítida. En una necesidad, la violación de un contrato de subcontratación es prácticamente inmediata y difícilmente involucra multas. La construcción de un buen contrato que proteja a la empresa para estas situaciones es un excelente consejo para quien trabaja con terceros. Resalto los siguientes puntos que le dan mayor agilidad al proceso:
Ausencia de multas;
Ausencia de plazos mínimos o avisos previos;
Posibilidad de aumento o reducción del equipo de terceros en cualquier momento. Esta dinámica también ayuda a proteger a los empleados internos, pues en un ambiente de crisis o necesidad de ahorros, se afecta primero a los terceros y solo después a los empleados.
Períodos de vacaciones y recesos
Un buen contrato de subcontratación de rutinas dentro del área contable, fiscal y financiera prevé un staff constante, o sea, en el caso que algún tercero tenga que salir de vacaciones, sufra algún problema de salud y deba ausentarse o también tenga que salir de licencia maternidad, forma parte del SLA reponer rápidamente al profesional que abandonará el equipo.
Otro punto comúnmente observado, principalmente para contratos que involucran un número superior a 6 personas en un mismo departamento, es la ubicación de lo que llamamos recurso “back-up”. Se trata de la ubicación de un profesional extra en el equipo. Su función es adquirir la experiencia de las rutinas y procedimientos internos con la intención de cubrir vacaciones, ausencias y demás acontecimientos del día a día.
Comprometimiento del equipo interno (servicios transaccionales)
Otro punto muy positivo en la subcontratación es enfocar su utilización para actividades llamadas transaccionales, o sea, aquellas actividades que no involucran conocimientos estratégicos en el negocio o tomada de decisiones. Algunos ejemplos de estas rutinas son:
Input de facturas fiscales en los sistemas de la empresa; Rutinas de conciliación contable en lo que se refiere a la realización de los primeros cruces y verificaciones, quedando la parte del análisis y decisión de la realización de ajustes por parte de la empresa;
Rutinas de facturación;
Generación de obligaciones accesorias tributarias;
Actividades paralegales entre otras.
Con este enfoque, el equipo interno de la empresa puede dedicarse a los análisis más técnicos y a tomar decisiones más estratégicas, generando una mayor motivación y comprometimiento por parte de los empleados que, en este escenario, ya no estarán “ahogados” en rutinas operativas.
Oxigenación: benchmarking y prácticas de mercado
La circulación de terceros en la empresa genera, inevitablemente, la comparación con situaciones semejantes ya vividas por estos profesionales en otros clientes y ambientes. Esta comparación camina para un cuestionamiento positivo del status quo de algunas rutinas que, muchas veces, traerá nuevas ideas y la consecuente mejoría de actividades desempeñadas internamente.
En el próximo artículo usted puede ver algunos puntos relacionados a la cuestión laboral e intentaremos responder la pregunta: ¿qué subcontratar?