O que terceirizar?

Certamente, um dos grandes desconfortos dos dirigentes e das lideranças das empresas é o risco existente no aspecto trabalhista da terceirização. Exemplificamos.

Aqui, na Albieri e Associados, contratamos uma empresa de limpeza e, consequentemente, terceirizamos esta atividade. Esta empresa, por motivos de dificuldades financeiras, não honrou o salário e alguns benefícios de seu funcionário que, ao ser desligado, acionou a justiça trabalhista.

Para não me estender nos pormenores, fomos condenados pelo Juiz a pagar, além dos salários atrasados, alguns benefícios ao profissional. É lamentável e revoltante, para quem passa por este tipo de situação, que a lógica da justiça seja penalizar quem estava terceirizando o serviço e, diga-se de passagem, pagando todas as contas em dia.

Este cenário que, surpreendentemente, é comum coloca um tempero adicional aos processos de contratações de serviços terceirizados, cuja regulamentação deve melhorar bastante com a reforma trabalhista.

Resumidamente, o Projeto de Lei estabelece alguns pontos interessantes, que enumeramos abaixo:

Deixa expresso, em seu Artigo 9º, a inexistência de vínculo empregatício entre a empresa contratante e os funcionários terceirizados, desde que respeitados os prazos de 180 dias, prorrogáveis por mais 90 dias. Após estes, o mesmo terceiro pode retornar à contratante, desde que corridos 90 dias.
As atividades fim de quaisquer empresas poderão ser terceirizadas, sem penalidades para a contratante.
As empresas de terceirização deverão ter capital social integralizado e comprovado, de acordo com o número de funcionários que possuírem. Este ponto, particularmente, traz mais segurança aos empregados e baliza as empresas de terceirização, pois há inúmeros players no mercado que não apresentam condições e saúde financeira para honrar seus compromissos.
Estipula termos gerais para a celebração de contrato de prestação de serviços, como prazo e disposições de segurança do trabalhador.

Para finalizar estes breves comentários relativos aos aspectos trabalhistas, comentamos 3 pontos que consideramos importantes para que os contratantes de serviços terceirizados possam ter mais tranquilidade e segurança no processo:

Contrato de prestação de serviços: sempre inicie um trabalho terceirizado após a assinatura do contrato que suportará a prestação. Sabemos que muitas vezes a necessidade é urgente e não há tempo hábil para que todas as formalidades sejam cumpridas, mas o contrato pode evitar futuras dores de cabeça. A dica é ter um contrato “guarda-chuva” de forma que sua empresa possa lançar mão das contratações de terceiros sem a burocracia do fechamento de um novo contrato.
Supervisão dos trabalhos: mesmo que tecnicamente os trabalhos sejam conduzidos pela equipe interna da contratante, exija que um supervisor, encarregado ou responsável da empresa de terceirização acompanhe (nem que seja administrativamente) a equipe que está alocada em sua empresa. Esta ação poderá ajudar a mitigar eventuais questionamentos trabalhistas como equiparação salarial com a equipe interna, vínculo trabalhista e algumas outras responsabilidades solidárias.
Comprovações documentais: exija os comprovantes de recolhimento dos tributos retidos na fonte dos funcionários terceiros que estão em sua empresa (INSS e IRRF), pois por terem sido descontados do funcionário representam um risco adicional a sua empresa caso haja algum processo trabalhista futuro.

Pois bem.

Superados estes breves comentários acerca dos aspectos trabalhistas gostaríamos de elencar alguns pontos relativos às mais modernas tendências que temos visto em grandes empresas no quesito terceirização de atividades, para responder nossa pergunta inicial: O que terceirizar?

Atividades transacionais

Conhecidas como aquelas atividades que têm a relação entre o número de horas gastas para sua realização muito superior ao resultado tangível que geram, estas rotinas são ótimos pontos de partida para que as empresas possam economizar tempo de gestão (que são horas caras) com atividades que são pouco estratégicas para o negócio.

Neste ponto vale-nos comentar que não há a menor relação entre a importância da atividade para o processo de negócio e sua classificação como transacional. Costumamos dar o exemplo do serviço de limpeza de um escritório de advocacia. A atividade não agrega valor ao negócio em si, mas ficar sem a mesma pode representar um enorme transtorno.

Dito isto, algumas atividades clássicas dentro da área fiscal, contábil e financeira como (i) lançamento de notas fiscais (recebimento fiscal, comercial e físico), (ii) conciliação contábil em sua rotina de cruzamento de informações, anteriormente às análises, ajustes e identificação da causa raiz das diferenças, (iii) preenchimento de obrigações acessórias fiscais (etapa antes das análises e conferências), (iv) consolidação de relatórios (não suas análises e tomadas de decisão), (v) inventários de estoque, e inúmeras outras ocorrências, podem facilmente representar um ganho de tempo e dinheiro quando devidamente terceirizadas.

Atividades sazonais e/ou pontuais

Via de regra, o dimensionamento dos departamentos de back-office é feito para suportar as demandas normais de cada setor, mas que são prejudicadas pelas ocorrências pontuais. Você já tentou ligar para alguém na virada do ano? Se sim, você sentiu a dificuldade de falar com alguém pelo celular à meia noite do dia 31 de dezembro. Isto ocorre porque as redes são dimensionadas para uma demanda diária classificada como normal e as exceções ficam, realmente, prejudicadas.

Desta forma, ter no orçamento do departamento recursos para estes momentos faz realmente a diferença: não prejudica a qualidade de vida da equipe com horas extras intermináveis, agiliza o tempo de resposta a situações emergenciais e deixa o setor com alternativas rápidas para solução de problemas.

Ter prestadores de serviço pré-selecionados, contratos guarda-chuva já assinados e profissionais previamente conhecedores da empresa e das atividades a serem desempenhadas são ótimas dicas para estes momentos de pico e emergenciais.

Projetos especiais

Diversos projetos especiais e estratégicos para a empresa são realizados ao longo de cada exercício e, muitas vezes, estão ocorrendo pela primeira vez em anos. Alguns exemplos como implantação e modernização de ERP’s, abertura de novas fábricas, início de novos negócios para a empresa entre outros são casos típicos. Neste sentido, poder contar com terceiros que já passaram por estas experiências em outras empresas, setores e cenários pode representar um grande diferencial para o projeto.

De forma resumida, nossa recomendação com base nas tendências atuais, é simples: terceirize o que é transacional, tenha em seus planos empresas que possam te socorrer em momentos difíceis, conte com a experiência de quem já passou por situações semelhantes e mantenha o conhecimento estratégico dentro de sua equipe.

No próximo artigo, você vai ser